Как учитывать время работы по каждому клиенту и ничего не упустить?
В этой статье поговорим про точный учет времени. Про такой, когда даже мелкие задачки на 5-10 минут никогда не потеряются в рабочем потоке.
Как показала практика, сотрудникам легко учитывать время, только если работа ведется по одному-двум проектам. Но что делать, если нужно вести одновременно 10-20 проектов от разных клиентов и часто просто невозможно делить работу между ними на большие блоки по несколько часов? А если, параллельно, необходимо принимать звонки или мелкие приоритетные задачи обязательно ставить впереди очереди?
Поможет «Помидор»?
Можно строить сложную систему (и, возможно, она будет хорошо работать), но есть вариант, который понравился своей простотой - это метод Pomodoro и его реализация в приложении Pomotodo. В этом приложении есть одна (казалось бы малозначительная) особенность, которая сильно облегчает тайм-менеджмент. А именно, после каждого 25-минутного "помидора", появляется поле, в котором можно указать, что было сделано за этот период.
- Работали 5 двадцатипятиминутных периодов над одним проектом - окей, учтем 5 помидоров.
- Прервались, в процессе одного помидора на 10-минутный разговор с другим клиентом - не проблема, заполним "Работа над задачей А - Клиент1. И 10 минут - разговор с Клиент2."
После конца рабочего дня можно просмотреть рабочую историю, откорректировать при необходимости наспех внесенные комментарии и выгрузить всё в EXCEL или другие доступные форматы (если нужно).
Вот так выглядит история за день:
При необходимости, можно изменить (отредактировать) каждый комментарий. В PRO-версии можно вручную создать помидор (так сказать, «задним числом»).
Напомним, что смотреть эту статистику и делать выгрузки нужно в разделе История.
Не знаете, что такое техника «Помидора»?
Если вы никогда не слышали про метод «Помидора», то ниже рассмотрим базовые особенности. Или просто промотайте дальше…
Pomodoro - это техника тайм-менеджмента, при которой рабочий процесс делится на 25-минутные периоды (помидоры), после каждого такого отрезка следуют 5 минут отдыха. После блока из 4 помидоров нужно сделать большой перерыв на 15-30 минут.
Автор техники - Франческо Чирилло. Ниже можно ознакомиться русским переводом его официального мануала.
Количество инструментов для применения этой техники поражает - сотни приложений, браузерных и десктопных программ. Но мы остановимся именно на Pomotodo, по описанной ранее причине (поле "что было сделано за 25 минут").
Скачать можно на официальном сайте - https://pomotodo.com/intl/ru/
На момент написания статьи были доступны такие версии:
- Веб-версия (использую в основном только её)
- iOS (iOS 9.2 или более поздняя)
- Android (Android 4.2 или более поздняя)
- Mac (OS X 10.11 или более поздняя)
- Windows (Windows 7 или выше)
- Расширение для Chrome
Большая часть нужного функционала доступна в бесплатной версии, но есть и немного полезностей в платной.
Например: возможность добавить помидор вручную во вкладке "История", возможность менять настройки таймера, наличие подзадач, напоминания, показатели эффективности.
Но для того, чтобы попробовать - понравиться или нет, хватит и free-версии. При желании всегда можно сделать upgrade или пойти еще дальше – использовать API и настроить все идеально под нужды своей команды.
